Cada vez más empresas recurren a tecnologías de RPA (Robotic Process Automation) para aumentar la eficiencia y la productividad de la organización. Distintas áreas de negocios ven las ventajas de automatizar procesos y están dispuestas a avanzar en su implementación.
Sin embargo, descubrir los procesos más adecuados para la aplicación de tecnologías de automatización no es una tarea simple, es necesario evaluar objetivamente la viabilidad de las iniciativas de automatización.
En Enta Consulting desarrollamos un enfoque propio que denominamos Process Discovery para encontrar aquellos procesos significativos que vale la pena automatizar y que van a servir para transformar a la organización haciéndola más competitiva.
Se trata de una metodología probada, que combina talleres de Design Thinking, muy interactivos y modernos con la herramienta de evaluación de procesos de nuestro Partner Blue Prism, y que tiene como objetivo definir un inventario de procesos automatizables y un plan de automatización que permitan maximizar el retorno de la inversión.
Cabe destacar que en todas las instancias del proceso de descubrimiento es fundamental la participación de los equipos del cliente. Ellos son quienes aportan la información indicando qué es lo que tiene más valor para la organización: mejorar la calidad de sus procesos, atender mejor a sus clientes, acortar los tiempos porque la competencia está muy activa y necesitan dar una mejor respuesta, aumentar la productividad sin la posibilidad de incorporar más personal, etc.
A los talleres iniciales siguen otros más específicos con cada área, además de entrevistas con referentes.
¿En qué consiste el proceso de Discovery?
Partiendo de una lista inicial de potenciales procesos a automatizar sigue una serie de etapas en las que se va tamizando la lista inicial de modo tal que solo se avance con análisis cada vez más detallados de los procesos que se estima ameritan el esfuerzo de un análisis adicional. Estas son:
Etapa 1 Clasificación de procesos: se definen aquellos procesos en los que hay oportunidad de automatización y están alineados con los objetivos de la organización
Etapa 2 Evaluación del Proceso: se tiene en cuenta el potencial de automatización, la facilidad de implementación y la oportunidad de beneficio que genera
Etapa 3 Análisis inicial del Proceso: se recorre el proceso y se analiza para realizar la priorización
En definitiva, se clasifican prioridades, valor y potencial de automatización de cada proceso considerando determinadas variables para cada uno: cuánto tiempo tarda el proceso, cuántas personas intervienen, cuántas personas trabajan en el área, con cuántas otras áreas este proceso interactúa.
¿Qué se obtiene con el descubrimiento de procesos automatizables?
Como resultado del discovery se elabora un ranking de procesos a automatizar considerando procesos automatizables que no requieren grandes cambios, aquellos que tienen supuestos a validar y otros en los que es necesario modificar parte del proceso.
A ello puede sumarse un plan de acción detallado sobre cómo avanzar con la automatización.
Los documentos entregados al cliente cuentan con detalles sobre la metodología y están estandarizados en base a las directivas de Blue Prism lo que permite al cliente capacitar y certificar a sus colaboradores con el fin de gestionar por sí mismos la implementación.
Nuestro propósito en Enta Consulting es guiar a los clientes en el descubrimiento de los procesos en los que verdaderamente vale la pena invertir en tecnología RPA.
Se trata de un proceso participativo en el que los equipos del cliente aportan la información necesaria para valorizar los procesos y junto a ellos logramos determinar cuales son los procesos más adecuados para la automatización, con el mayor potencial de beneficio y retorno de la inversión.
