RPA (Automatización de Procesos Robóticos) ha evolucionado la forma en que las empresas operan, permitiendo una mayor eficiencia y productividad en diversas áreas. Como en cualquier proyecto tecnológico, existen riesgos asociados que deben abordarse de manera adecuada para garantizar el éxito de la implementación.
En este artículo, conversamos con Carla Pettarin; directora de Servicios Profesionales en Enta Consulting, sobre los principales riesgos que pueden surgir en el proceso de implementación de RPA y sus recomendaciones sobre cómo mitigarlos.
La Dinámica de Implementación RPA: Proceso y Claves para el Éxito
Carla destaca que, la clave del éxito radica en la planificación estratégica y la gestión proactiva de los riesgos, involucrando tanto a los equipos de negocio como a los proveedores especializados. El proceso de implementación de RPA sigue una estructura definida para asegurar que los proyectos se mantengan alineados con los objetivos de negocio.
- “Como primer paso, se define un pipeline de procesos» subraya Carla, donde previamente, ya se han identificado los procesos candidatos para la automatización, con sus respectivos casos de negocio construidos y analizados.
- El CoE RPA (Centro de Excelencia RPA) se encarga de administrar el pipeline, alineando las prioridades con la estrategia de la compañía.
- El proveedor especializado, por ejemplo, Enta Consulting, trabaja en paralelo con el área de negocio. «El CoE RPA se involucra en el seguimiento y como rol facilitador entre proveedor y área de negocio», y en caso de contar con un equipo de desarrollo propio, también los involucra. Todos los actores, desde los proveedores hasta los equipos internos, empujan hacia el mismo objetivo.
Estrategias para gestionar riesgos existentes en proyectos RPA
Es de suma importancia gestionar los riesgos de manera rigurosa durante todo el proceso de implementación.
Carla menciona que «se realiza la gestión de issues y riesgos, donde se documentan los posibles problemas a medida que se identifican. Se asigna un responsable, se hace un seguimiento continuo y se definen planes de acción con fechas claras. Es crucial tener reuniones semanales para monitorear avances».
A continuación, se detallan los principales riesgos asociados a la implementación de nuevos procesos RPA, y sus respectivas medidas y recomendaciones de mitigación:
Requisitos cambiantes:
Los cambios en los requisitos del negocio pueden afectar el desarrollo de las automatizaciones. Es común que inicialmente se defina un robot para un proceso, pero luego surjan modificaciones en dicho proceso, lo que requiere ajustes en la automatización. Para mitigar este riesgo, se debe establecer un proceso formal de gestión de cambios, realizar revisiones periódicas de los requisitos y mantener una comunicación constante con los equipos de negocio para asegurar una implementación fluida.
Falta de alineación con los procesos empresariales:
Uno de los riesgos al implementar RPA es desarrollar automatizaciones que no estén alineadas con los objetivos y necesidades del negocio. Para eliminar este riesgo, es esencial que el líder del CoE RPA tenga un entendimiento profundo de los objetivos empresariales y garantice un enfoque colaborativo con los equipos de negocio. El involucramiento de todos los actores la definición de los requisitos desde el inicio es clave para asegurar que las automatizaciones se ajusten a los objetivos estratégicos de la empresa.
Falta de acceso a recursos:
No disponer de licencias, claves o ambientes de desarrollo y testing en el momento necesario puede frenar el avance de la automatización. Por este motivo, es fundamental planificar con anticipación, trabajar con los departamentos pertinentes y establecer tiempos de respuesta claros que aseguren el acceso oportuno a los recursos necesarios.
Complejidad técnica:
Las automatizaciones excesivamente complejas pueden dificultar su mantenimiento y gestión a largo plazo. Por esta razón, diseñar robots que simplifiquen las tareas, seguir las mejores prácticas de desarrollo y dividir los procesos en flujos de trabajo más pequeños y manejables, facilita su mantenimiento y actualización.
Falta de documentación:
La falta de documentación adecuada puede obstaculizar la gestión y el mantenimiento de las automatizaciones a largo plazo. Es indispensable contar con una documentación completa del código, las configuraciones y los procesos. Asimismo, es necesario utilizar herramientas de gestión de documentación y realizar revisiones periódicas para garantizar que la información esté siempre actualizada y sea precisa.
Cambios en versiones de software:
Las actualizaciones de software pueden provocar cambios en el alcance del proyecto, generar retrabajos y causar retrasos. Para gestionar este riesgo de manera efectiva, es crucial planificar las actualizaciones y realizar pruebas de compatibilidad para evitar contratiempos y asegurar una integración fluida.
Complejidad técnica en la integración con otros sistemas:
La automatización puede enfrentar dificultades al integrarse con otros sistemas empresariales. Por ende, a la hora de implementar RPA debemos realizar pruebas exhaustivas de integración durante la etapa de Discovery y seguir estándares de integración reconocidos que aseguren una implementación fluida y eficiente.
Falta de seguridad:
Cuando las automatizaciones no integran adecuadamente las medidas de seguridad, pueden poner en riesgo la integridad de los datos y sistemas involucrados. Es clave aplicar prácticas de seguridad desde el inicio del diseño para gestionar este riesgo. Llevar a cabo pruebas exhaustivas y cifrar los datos sensibles para asegurar la protección de la información y mantener su confidencialidad.
No cumplimiento con estándares de calidad:
Cuando las automatizaciones no cumplen con los estándares de calidad establecidos, pueden generar errores y afectar la eficiencia del proceso. Para garantizar que se mantengan los niveles de calidad requeridos, es esencial implementar procesos de control de calidad, realizar revisiones de código periódicas y seguir marcos de trabajo reconocidos en la industria.
Dependencia de un sólo desarrollador:
La dependencia excesiva de un único desarrollador para ciertas automatizaciones puede generar vulnerabilidades en caso de ausencia o cambios en el equipo. Para evitar este tipo de situación, es importante fomentar la colaboración entre los miembros del equipo, compartir el conocimiento de manera continua y realizar revisiones de código entre pares, garantizando que todos los integrantes estén familiarizados con los procesos automatizados.
Involucramiento y compromiso de las áreas usuarias:
La falta de compromiso de las áreas usuarias puede provocar retrasos en la implementación y generar costos adicionales. Para prevenir este problema, debemos planificar en función de la disponibilidad real del personal, asignar responsabilidades claras y diseñar casos de prueba completos que cubran todos los escenarios posibles, asegurando una implementación eficiente.
Al abordar estos riesgos con acciones de mitigación efectivas, Carla enfatiza que los servicios de desarrollo de automatizaciones RPA pueden lograr una implementación más exitosa y sostenible.
Como señala, «todos empujamos hacia el mismo objetivo», y una gestión de riesgos bien estructurada es clave para que el proyecto de RPA funcione de manera óptima.
Como conclusión, destacar que la clave para una adopción exitosa radica en anticiparse a los obstáculos, como los cambios en los requerimientos, la falta de recursos o problemas de integración, y aplicar acciones preventivas que aseguren la eficiencia y sostenibilidad de los proyectos. Al involucrar a todos los actores relevantes y utilizar herramientas adecuadas de control y seguimiento, las empresas pueden maximizar los beneficios de la automatización, logrando mejoras significativas en productividad y competitividad.
“Una buena gestión de riesgos no solo garantiza el éxito en la implementación, sino que también prepara el camino para la evolución continua de las iniciativas de RPA”.
