En esta segunda entrega, continuamos explorando junto a Carla Pettarin, directora de Servicios Profesionales en ENTA Consulting, las claves para implementar RPA con éxito en grandes empresas.
Si en la primera nota nos enfocamos en los beneficios y el impacto de la automatización inteligente, ahora profundizaremos en los desafíos más comunes y las etapas de adopción que enfrentan las organizaciones al integrar RPA en su estructura.
Si aún no leíste la primera parte, puedes encontrarla [aquí].
Los desafíos comunes de implementar RPA en grandes empresas
Carla nos continúa introduciendo en el mundo de Automatización Inteligente, destacando los desafíos comunes que se enfrentan las organizaciones al implementar RPA:
1. Falta de madurez en los procesos
Para las empresas que recién comienzan su camino hacia la automatización, no es recomendable aplicar RPA a procesos que no estén completamente maduros. Carla subraya que idealmente los procesos deberían estar bien documentados, lo que es esencial para el éxito de la automatización. Un proceso maduro tiene pasos claros y definidos, lo que facilita la implementación de RPA. En ausencia de esta claridad, la automatización puede volverse caótica, ralentizando los tiempos y comprometiendo los resultados.
2. Falta de entendimiento sobre «qué es RPA» dentro de la compañía
Un obstáculo común es que muchas empresas no comprenden cómo operar con un «trabajador digital». Carla explica que, al igual que cualquier miembro del equipo, el robot también necesita supervisión y adaptación. Si se cambian los procesos o se actualizan las versiones de software sin considerar al robot, este puede fallar.
«El trabajador digital es uno más de tu equipo. Ahora, el jefe del área tiene un nuevo integrante cuyo trabajo debe considerar, y al que debe cubrir en caso de falla», señala Carla.
Esta falta de entendimiento puede llevar a frustraciones y fallos en la implementación si no se gestiona adecuadamente.
3. El rol crucial de los Líderes RPA
Los líderes del Centro de Excelencia RPA (CoE RPA) juegan un papel esencial en la adopción exitosa de la automatización. Aunque estos líderes comprenden perfectamente el valor de RPA, deben trabajar en equipo con las áreas de negocio, IT y proveedores para asegurar que toda la organización entienda y acepte el cambio. Además, es crucial que se asesoren con proveedores experimentados que los acompañen en la creación y fortalecimiento del modelo de gobierno de RPA, garantizando así una implementación estratégica y sostenible. La adopción de RPA no es solo una cuestión técnica, sino también cultural, y el éxito depende de la disposición de todos los involucrados para integrar a los «trabajadores digitales» en la rutina diaria de la empresa.
Etapas de adopción de RPA
Con su experiencia, Carla ofrece algunos consejos clave tanto para empresas que recién comienzan en el mundo de la automatización RPA, como para aquellas que ya han alcanzado un nivel de madurez y buscan escalar sus iniciativas.
Para empresas que están en sus primeros pasos en RPA, recomienda:
“Es fundamental identificar los procesos correctos para automatizar. Los candidatos ideales son aquellos procesos maduros, tareas repetitivas con una clara definición de resolución y pasos a seguir. También sugiero empezar por procesos de baja complejidad, que permitan demostrar rápidamente los beneficios, como ahorro de tiempo y costos, mejora de la eficiencia, y que, en lo posible, manejen un buen volumen de procesamiento. Además, tener un business case armado, con seguimiento de los beneficios y expectativas claras sobre el RPA, apoyado en un análisis de costo y beneficio, es clave para garantizar el éxito».
Para las empresas que ya son maduras en RPA y buscan escalar sus prácticas, destaca:
“El siguiente paso para compañías que ya tienen muchos procesos automatizados y entienden cómo interactuar con la fuerza de trabajo digital es evaluar nuevas herramientas en el mercado, como RPA Connect, sumar esta plataforma a un proceso automatizado puede mejorar la comunicación y viabiliza las automatizaciones punta a punta con sus módulos de envío de formularios y recolección de datos estandarizados. Además, es importante buscar constantemente mejorar los procesos ya automatizados, investigando nuevas tecnologías que complementen la suite de automatización.”
También subraya la importancia de un gobierno robusto de datos y tecnologías:
«Es fundamental asegurar un adecuado gobierno de las automatizaciones implementadas. Monitorear de cerca cómo están operando los robots es crucial, evaluando su eficiencia y verificando que estén cumpliendo con las métricas definidas. Además, se debe revisar constantemente si hay robots en desuso, evaluar la cantidad de licencias que se tienen y planificar la incorporación de nuevas tecnologías. Solo así se puede escalar y mejorar continuamente las prácticas y la gestión del CoE RPA».
«El mercado de la automatización está obligado a crecer. La irrupción de la Inteligencia Artificial va a cambiar completamente el panorama, y las compañías que no adopten automatizaciones corren el riesgo de quedarse rezagadas, perder competitividad y enfrentar mayores costos operativos en un entorno cada vez más digitalizado. Será indispensable contar con gente calificada para llevar adelante este cambio».
