Indefectiblemente, en cada una de las organizaciones en las que se implementa Blue Prism Robotic Process Automation, una vez superada la prueba de concepto y comprendidos y demostrados los beneficios de la Automatización de Procesos Administrativos, la noticia se difunde y todas las áreas de la empresa se precipitan a plantear sus necesidades dando lugar a una sana y reñida competencia por el acceso a esta fuera de trabajo virtual.

Teniendo en cuenta esa profecía, resulta clave que el equipo que lidera la robotización se prepare para enfrentar ese momento sin desalentar el entusiasmo natural de la organización hacia la adopción de esta tecnología. A continuación, comentamos algunos de los vectores de trabajo a tener en cuenta durante la preparación:

Organización y Gobierno

• Habrá que definir qué sectores serán responsables de: gestionar la infraestructura, evaluar los procesos a automatizar, ejecutar los proyectos de automatización, administrar la asignación de procesos a los robots que integran la fuerza de trabajo digital y mantenerlos en óptimas condiciones de funcionamiento
• Establecer un Comité de Gobierno con poder de decisión para resolver las diferencias entre áreas participantes de esta iniciativa.

Método

• Implementar un método y enfoque estandarizados para definir el alcance de cada automatización, evaluar los beneficios de cada proyecto y priorizar su ejecución
• Definir un modelo de gestión de la demanda interna, de realización de la automatización y de soporte, que pueda ser explicado fácilmente, comprendido rápidamente y aplicado de manera uniforme por un número creciente personas.
• Establecer objetivos y realizar el seguimiento de los resultados vs KPIs
• Definir e implementar una estrategia de Gestión del Cambio consistente. Incentivar al staff para identificar y proponer oportunidades.
• Documentar adecuadamente los procesos automatizados para prevenir la perdida de conocimiento humano sobre las tareas que serán realizadas por robots

Capacidad

• Establecer ambientes y arquitectura que faciliten la escalabildad
• Determinar roles del equipo de RPA a cubrir con personal interno y externo.
• Entrenar al equipo interno de Robotic Process Automation
• Aprender y mejorar

Trabajando anticipadamente sobre cada uno de esos vectores, el equipo de RPA contará una base sólida para atender y gestionar eficientemente la creciente demanda de robots administrativos que seguramente va a experimentar en el corto plazo.