Enfocadas en la optimización de su operatoria, cada vez son más las empresas que deciden implementar soluciones de automatización de procesos. Robotic Process Automation (RPA) se revela como una valiosísima herramienta que mejora la eficiencia de las organizaciones reduciendo costos y tiempos de ejecución y eliminando errores humanos, a la vez que permite a los empleados liberarse de tareas repetitivas y concentrarse en desarrollar su potencial.
Sin embargo, antes de poner en marcha un proyecto de estas características es necesario calcular los costos ocultos de la RPA, es decir, aquellos factores a priori invisibles que pueden poner en riesgo la rentabilidad de la iniciativa y, en el peor de los casos, comprometer la continuidad del negocio.
Estos costos ocultos pueden estar presentes en cualquiera de las etapas de implementación, ya que se trata de cuestiones no tenidas en cuenta a la hora de elegir los procesos a automatizar, así como también de aspectos que refieren a la estructura, organización interna y asignación de roles para asumir un proyecto de RPA.
Caso real: una implementación inadecuada de RPA
Con el objetivo de explicar de una manera más efectiva los riesgos de una puesta en marcha deficiente de una iniciativa RPA en esta nota explicaremos un caso real.
Una compañía petrolera de primer nivel recurrió a la automatización para actualizar el tipo de cambio en sus sistemas de ejecución de operaciones financieras.
Debido a una falta de configuración de las alertas adecuadas a la hora de desarrollar el proyecto de automatización -poniendo a prueba el sistema y desafiándolo para que notifique de inmediato cualquier fallo- durante 3 horas el robot encargado de las actualizaciones no funcionó correctamente, generando cuantiosas pérdidas económicas para la organización.
Ante esta situación la empresa tenía dos opciones: volver a realizar el proceso de manera manual, lo que implicaba volver a un esquema que requería gran cantidad de horas hombre o rediseñar el proyecto.
A priori parece que la única pérdida sufrida por la compañía estaba relacionada con el costo financiero derivado de una facturación incorrecta por el valor de divisa, sin embargo esto no es así. La inadecuada implementación de este proyecto de RPA implicó un impacto negativo diversificado:
- Costo operativo de volver atrás un proceso ya automatizado
- Costo de insatisfacción, que deriva en desconfianza hacia la herramienta RPA
- Costo de rediseño de la iniciativa, teniendo que hacer una nueva estimación de tiempos, roadmap, designación de roles, atribución de permisos, migración de procesos, entre otras cuestiones
Afortunadamente, confió en ENTA Consulting para revertir la situación y redefinir de cero el proyecto.
A través de este caso se pone de manifiesto la importancia de efectuar un análisis exhaustivo de cada uno de los procesos antes de poner en marcha un proyecto de RPA, calculando los riesgos, poniendo a prueba al proceso e incorporando controles y alertas a fin de mitigar esos riesgos y preservar la efectividad de la iniciativa.
Buenas prácticas RPA
Si bien cada proyecto tiene sus particularidades y requerimientos específicos, existen una serie de buenas prácticas que deben seguirse en todas las implementaciones de automatización de procesos.
A nivel proyecto
En este punto es imprescindible contar con un líder con los conocimientos y la experiencia necesarios para impulsar la iniciativa RPA.
Esta persona es clave en todas las fases del proceso, pero sobre todo en la etapa de Process Discovery, en la cual se establecen cuáles son los procesos que vale la pena automatizar ya que transformarán la organización y aumentarán su competitividad. Un líder con el expertise adecuado entiende las necesidades de la firma y sabe qué debe solicitarle al proveedor.
A nivel herramienta
Al aplicar un software de RPA, es fundamental mantener buenas prácticas en dos etapas diferenciadas.
En primer lugar, se encuentra la fase de relevamiento de los datos y oportunidades que se revelan tras el Process Discovery. Es necesario no solamente poner en marcha una metodología que permita identificar los procesos con mayor potencial de automatización, sino contar con líderes que tengan experiencia en implementaciones y también en issues de seguridad y aplicabilidad.
Por otro lado, en la fase posterior, a la cual denominamos funcional, es clave que el líder tenga la capacidad de ver más allá que el dueño del proceso. ¿Qué queremos decir con esto? Nos referimos a una visión global.
Aunque los usuarios llevan a cabo determinados procesos, a menudo no comprenden íntegramente cómo funcionan. El responsable de la ejecución de RPA debe poder entender el flujo completo del proceso, qué elementos deben controlarse, cuáles son los riesgos. Es decir, debe relevarlo por completo.
De esta forma, podrá comunicar a los desarrolladores de manera detallada sus necesidades para que ellos puedan diseñar un robot que sabrá qué es lo que tiene que realizar y qué necesita para hacerlo.
Si el líder no termina de entender globalmente el proceso, el resultado es la implementación de una solución en un aspecto del cual no se tiene pleno conocimiento que deriva en numerosas excepciones.
A nivel técnico
Estas buenas prácticas se relacionan con el conocimiento de la metodología, el código y sus características, los estándares a aplicar en cada proceso, los templates y las etiquetas o tags de trabajo y los controles de fallos y alertas.
Como ya mencionamos la implementación inadecuada de una solución de RPA, en la cual no se lleva a cabo un análisis de los costos ocultos de la puesta en marcha ni se contemplan las buenas prácticas para la automatización, tiene consecuencias muy negativas para las organizaciones. Por un lado, están los aspectos económicos que pueden llegar a ser cuantiosos y por otro lado, la afectación de la experiencia. Una mala experiencia en la implementación de un proceso de RPA puede detener todos los planes de automatización de la organización privándola de los beneficios en eficiencia operativa y reducción de costos que estos implican.
En ENTA somos partners de las principales soluciones de RPA internacionales y contamos con amplia experiencia en análisis, diagnóstico y rediseño de implementaciones de automatización realizadas por otros proveedores o equipos internos. Contactanos.
